浅谈应用后ERP的财务管理的实际效果,管理故事
分类:五金工具

铝道网】管理故事 秘书把一张名片交给董事长,一如预期,董事长厌烦地把名片丢回去。很无奈,秘书把名片退回给立在门外尴尬的业务员,业务员再把名片递给秘书:"没关系,我下次再来拜访,所以还是请董事长留下名片。 拗不过业务员的坚持,秘书硬着头皮,再进办公室,董事长火大了,将名片一撕两半,丢回给秘书。秘书不知所措地愣在当场,董事长更气,从口袋拿出10块钱:"10块钱买他一张名片,够了吧!"岂知当秘书递还给业务员名片与钱后,业务员很开心地高声说:"请你跟董事长说,10块钱可以买两张我名片,我还欠他一张。"随后再掏出一张名片交给秘书,突然,办公室里传来阵大笑,董事长走了出来:"这样的业务员不跟他谈生意,我还找谁谈?" 管理故事哲理 这是每一名业务员,或说每一名从头干起的创业者都常遇到的场面。但凡成功者,都能时刻明晰自己的目标,并时刻围绕着目标注视着环境的变化、调整着自己的心态与目标。相反,一些平庸者却常常被意外的挫折打乱阵脚,如同样在此故事中,会忘记生意而为了"尊严"拂袖而去。

铝道网】企业案例:通过市场部对客户的研究,美国银行发现当等待时间超过3分钟,客户的心理等待时间与实际等待时间就会出现偏差。比如,如果客户实际等了2分钟,那他的心理感受就是2分钟,但是如果客户等了5分钟,那他会感觉自己好像已经等了十几分钟。研究还表明,客户的等待时间与客户满意度存在密切关系。而且,之前的心理学研究表明,如果能把顾客的注意力从无聊的排队分散到别处,会觉得等待时间过得很快。因此,美国银行决定做一项实验,在银行大堂里安放电视,来观察是否会减少人们的心理等待时间。美国银行在一家支行安装电视控制器,播放CNN节目,并测算客户的实际等待时间和心理等待时间。结果表明,安装电视后,人们高估的心理等待时间从32%降到15%。为算这一结果的财务影响,公司根据客户的调查问卷引入了客户满意度指标:该指标每上升一个点,则客户为银行带来的收入增加是1.40美元。之前的试验结果表明,安装电视后,每位客户满意度可以上升5.9个点。这就意味着,一家拥有10000位客户的支行,每年可以增加82600美元的收入。只要支持的客户数达到几千位,那么,安装电视所花费的10000美元就可以在一年之内补偿回来。 管理评论:时间就是金钱,时间就是生命。企业为什么要追求效率?因为效率的跟时间也有莫大的关系。等待心理学涉及到时间成本、效率、客户满意度这三项重要指标。在时间成本忽视了等待心理学的作用。企业管理者中有些人,对时间概念冷漠,做事拖拖拉拉。大家想一下,本来可以一天做完的工作,却花了二天时间,这二天是不是要发员工工资?这浪费的时间就是一笔成本,包括员工工资与浪费的资源等。而且这时间浪费积少成多,对企业而言,长年累月下去,不知要浪费多少成本?所以,在企业里,时间就是成本。让客户长时间地等待,不但浪费了客户的生命与金钱,而且企业还浪费了成本,减少了服务客户的数量。等待心理学是使企业与客户“双败”学问,而非“双赢”的学问。在效率上忽视了等待心理学的作用。让客户等待,表面上看是企业忙碌不过来,但实际上却证明了企业管理的失败,是由于企业忽视效率造成的。效率低下的企业,就会导致成本大增。成本大增,就会在成本上丧失竞争优势。反映在产品价格上就会是,一样价格的产品,企业相比竞争对手,赚不到钱。企业赚不到钱,亏损而没有资金周转的话,就会关门倒闭,这是很现实的问题。提高效率的目的,就是为了增加产出,减少成本,形成成本竞争优势。在客户满意度上忽视了等待心理学的作用。长时间等待是非常痛苦的感受。企业让客户痛苦,那么客户也会让企业痛苦。企业让客户满意,那么客户也会让企业满意。客户痛苦,就会憎恶企业,反感企业的产品。客户满意,就会喜爱企业,经常购买企业产品。如果企业不能完根除客户等待,或者没有办法不让客户等待,那么就要想办法,让客户在等待时做些其它娱乐的事情,转移等待的痛苦,这样客户就会对企业满意,从而成为高忠诚度客户。

铝道网】ERP即企业资源划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。由于ERP系统可以使公司采购、销售、财务等各环节无缝连接起来,实现资源的集中配置和数据的集中共享,避免在各部门产生“信息孤岛”,面监控企业的财务状况。财务部门作为企业对内、外披露会计信息的部门,有责任和义务为各方提供真实、准确、有效的会计信息。随着信息使用者对信息质量要求的进一步提高,财务部门也要求提供质量越来越高、越来越精细的财务信息。ERP应用以后,强大的集成、联查、计划对比、获得能力分析等功能大大改善了财务数据质量,挖掘了财务在管理中的职能。现代化管理技术对财务管理的效果可以从以下六个方面得到体现。 一、促进了会计职能的转变和财务管理水平的提高 实行ERP后,进销存数据由采购和销售模块集成而来,采购定单、销售定单、销售发票等日常管理业务所产生的数据,由业务人员一次录入、导人,各相关部门即实现资源共享,财务凭证自动产生,消除了业务、油库、财务等部门账面数不一致的现象。财务人员逐步由核算型向管理型、由事后被动反映向实时监督和过程控制转变。借助于ERP系统每天都可以查询到本单位的财务状况和获利情况,信息穿透可随即查询,为财务人员参与经营、参与管理、适时监控提供了信息支持。传统的会计核算与监督主要是事后的核算与监督。随着管理要求的提高,会计的核算与监督职能已经拓展到事中与事前领域。会计监督与会计核算是紧密联系的,对经济活动进行会计核算的过程,同时也是实行会计监督的过程。 ERP项目实施之后,相关的基础数据会计数据输入总账系统,大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作,都可以由计算机自动完成,提高了会计工作效率,使会计信息的提供更加及时,满足了现代企业市场经济预测、决策的需要;由于运用了ERP系统,财务人员也能从繁杂的记账、算账、报账的工作中解放出来,其职能也从核算、监督为主转变为预测、决策服务为主,使财务人员在经济管理、提高企业经济效益中发挥更大的作用,提升了财务管理水平。 二、强化信用管理,降低资金风险 在ERP系统中,凡是信用客户,都需要经过审批。通过对企业客户的调查了解,报经信用审核小组审批通过后,授予客户一定的信用额度,在系统中按实际要求维护该客户的授信额度。如果该客户超出给定的信用额度,只有在客户交纳货款后方能继续进行业务,销售业务的发生就可以控制在预定信用额度之内。超出信用额度的,必须经过严格的审批程序,通过条线部门负责人审批解冻后方能开展业务,严格区分了职责的权限,合理地推动了内控的建设;同时,对超信用额度销售发生的业务也明确了货款回笼的责任,有利于货款的监控、回笼,降低了企业资金风险。启用信用管理功能后,信用客户赊销受到信用额度的限制,只有在资金回笼的前提下才可以继续开展新的赊销业务,有效地减少了应收款金额。 通过ERP系统的集成功能,财务每天可实时查询当天的采购计划、经营销售情况,结合系统提供的“跨公司代码记账”等功能,对资金实际上划和回笼情况及时监控。我们能实时地了解每一个客户当前的账目情况、历史信誉记录,有效地减少了漏洞,减少了人为沉淀资金的随意性,大大加强了对公司资金回笼的监控力度,提高了资金周转效率。 实行电子对账功能之前,都是等每月末从银行拿到银行对账单,再录人系统,和我们企业记账单进行核对,时间上滞后,也不利于资金的及时监控。ERP实行电子对账后,实时查询到资金的到账情况,可根据每日的银行进账单,与系统中的记账单进行核对,保证了资金的实时监控,降低了资金风险,实现了财务的有效管理。 三、监控进销经营情况和各项费用开支,强化财务对降本增效的分析职能 由于ERP系统提供的手段,使得企业能够在历史数据的基础上,准确地做好各条线、各部门、各费用科目的预算工作。并且能够做到按月分解和及时调整,让每一科目的费用都能够实时报告到他应该承担责任的部门负责人,并且可以和它的预算指标进行比较,及时提出预警或禁止信息。真正做到事前、事中、事后“三位—体”,进一步深化了预算管理,确保实现财务目标,使各项预算指标始终处于受控状态。同时业务部门可以在月中任何一天获得截至当时的收入、毛利、净利的经营信息,可及时了解经营情况,做出判断和决策。而财务的分析又及时地为业务管理提供了参谋的作用,使公司经营各环节资源的利用效率得到提高,对各级数据的控制能力加强。通过对财务活动的全过程动态监督,有效降低财务管理成本,提高企业抗风险能力,避免发展中潜在的各种问题和风险,如资金风险、财务政策风险等。在财务管理活动中,财务预测是制定和调整财务计划的重要工作环节,它主要完成销售预测、成本预测和资金需要量等预测,ERP的财务分析系统可以提供预算的自动编制、预算与实际比较分析等全面预算管理,ERP决策支持系统还可根据历史数据进行推算,自动计算出预测值,并可以对预测值进行手工调整,进行更为准确的预测。 四、对投资项目进行全过程管理,实现全面项目成本核算和财务信息的实时反映 通过实施ERP的PMPS模块以来,主要核心业务在ERP系统上运行,及时反映企业财务状况、投资计划和实际完成比。有效支撑了财务项目成本核算体系的扁平化,从而实现了全面项目成本核算和财务信息的实时反映。 在年度总投资规模的控制方面,通过建立年度投资程序结构并为其赋予预算,所有的投资项目必须挂接到所对应的年度投资程序结构,本年所发生的项目成本不可超过为其赋予的总预算,有效地对年度总投资规模进行了控制;单个项目预算的控制方面。根据项目类别的不同为每个投资项目创建不同的wBs结构,依据该结构依次向下对WBS各层下达预算,控制项目各组成部分的实际发生情况,从而控制了该项目的总预算不超;投资项目过程管理方面,根据项目类型创建服务定单和采购定单,通过不同级别的管理者对定单进行审批、进度确认等可反映出该项目的执行进度,尤其是项目的付款,必须得在确认定单后才可进行,有效地控制了项目款项的支付,杜绝超进度付款的情况发生;清理在建项目方面,即时反映了在建工程项目的情况,使之得到有效的及时清理,及时转固定资产。 五、加强了资产管理力度,为规范资产管理操作流程、落实资产清查和资产实物管理提供了保障 ERP管理系统的应用,财务部门可实时查询公司任何单项资产的使用年限、折旧提取、处置状况、剩余净值等情况,加强了对资产精细化管理和监控的力度,扭转了对资产管理无法及时掌握靠前手真实资料的局面,解决了信息不对称和监督乏力、滞后的问题。资产会计模块业务处理功能主要涉及固定资产主数据的创建和维护、资产采购、折旧、重估、报废和其他的调整业务,以及相关的月结、年结等操作流程。ER.P系统强大的资产主数据的设置,为完善资产实物台账、保证资产账实相符、对资产处置报废后建立账销案存、台账档案等后续管理提供了详细的数据基础。ERP将固定资产管理系统与固定资产核算系统无缝集成一体,达到了物流信息与资金流信息的集成,使得各项经营业务的财务信息能够及时准确地得到反馈。实时处理固定资产管理信息,不仅减少了财务人员的工作量,大大减少了人为的错误和遗漏,还能对固定资产资金的来龙去脉进行掌握、追踪。固定资产管理人员在创建固定资产主数据时,选择不同的资产分类,ERP系统通过后台配置的科目定位码将不同的资产定义到相应的原值、累计折旧和折旧费用等总帐科目。会计人员通过对明细资产编号的购置、报废、计提折旧、转移等操作就能实行总帐科目的及时更新,真正实现了固定资产管理系统与总帐的自动集成。 六、通过数据的及时传递。为企业决策提供及时的依据 原有的业务模式下业务数据由于需要层层上报、汇总在时间上相对滞后很多,当针对某一业务事件的数据被整理完成并做出分析时往往是“时过境迁”了。 通过ER_P系统时时在线的特性,数据分析人员同步从数据库中抽取相关数据进行分析,可以靠前时间对市场做出反映。例如,在ERP中通过MMBE可以查询出公司所有库存商品的当前库存与时间同步,针对库存情况对市场供应做出方案,在2007年至2008年市场资源极度短缺的情况下,确保供应为首要任务,怎么样在低库存的情况下靠前时间掌握库存动态,做出及时、准确、具有针对性的方案成为业务工作的核心内容。 以前业务、财务、数质量管理部门数据是政出多门,各自上报,经常出现口径不一、信息封闭现象。实施ERP系统后,实行了统一的信息标准,提供了集成的信息共享与使用平台。有效地打破了单一的、封闭的业务模式,在共同的平台上各负其责、各取所需,经营能够通过对企业各个环节的实时监控,当出现危机时能够快速反映给决策者,避免因信息不流畅而出现的决策失误,把企业面临的风险降至较低。决策者能全方位、深层次地了解到业务经营的各个环节,为业务经营的指导和调控提供了有力的保证。

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